Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється

• Віденською конвенцією «Про консульські зносини»;
• Законодавством України;
• Міжнародними договорами.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Легалізації не підлягають:

• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

• фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
• юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

За консульську легалізацію справляється консульський збір.

Засвідчення офіційних документів в порядку консульської легалізації

Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положень:

• Віденської конвенції про консульські зносини, 
• Консульського статуту України, 
• Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном

Здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном:

• оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;
• оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
• документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України (за адресою: м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 15, 1 поверх, – Департамент державної реєстрації та нотаріату).

Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.

Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію

Фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення консульської легалізації. В разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів.

Юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію.

Важливо:

За легалізацію документів у звичайному порядку (5 робочих днів) справляється консульський збір, який сплачується після розгляду співробітником Департаменту документів, що подаються для легалізації, безпосередньо у філії Ощадного банку в приміщенні МЗС України:

• документи фізичних осіб – 150 гривень;
• документи юридичних осіб та організацій – 450 гривень.

За оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) стягується подвійний тариф консульського збору.

Тарифи консульського збору встановлені відповідно до Положення про консульський збір України.

Графік прийому

Консультація та прийом документів проводиться відділом апостиля та витребування Департаменту консульської служби:

• щоденно (крім вихідних і святкових днів) з 09:00 до 12:00, 
• видача легалізованих документів – 16:00 – 17:00 (в п’ятницю – 16:00-16:30).

Адреса: 

м. Київ, вул. Велика Житомирська 2. Приміщення Дипломатичної академії України (під’їзд № 2), у віконцях №5, №6.

Телефон: +38 (044) 238-16-69, (факс: 238-16-69),

електронна пошта: [email protected]. 

Як дістатись

Від станцій метро «Золоті Ворота», «Майдан Незалежності» або ж на фунікулері від станції метро «Поштова площа». Для пасажирів тролейбусів № 16 і 18 виходити на зупинці «Вулиця Володимирська».

Документи, які підлягають засвідченню штампом «Апостиль» та засвідченню в порядку консульської легалізації можуть бути також подані до Представництв МЗС України в містах Львові та Одесі. Правила консульської легалізації в консульських установах іноземних держав в Україні можна отримати в цих консульствах.

УВАГА! У разі необхідності використання за кордоном нотаріальних копій паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, процедуру консульської легалізації ці документи проходять шляхом легалізації засвідченого нотаріусом афідевіту власника паспортів, до якого додаються копії цих документів.

Якщо копія паспорта необхідна для використання на території ФРН, то нотаріальна дія щодо засвідчення вірності копії цього документа може бути вчинена безпосередньо у Посольстві ФРН в Україні.